¿Qué requisitos se deben cumplir para el reconocimiento y pago de la licencia de maternidad?

• La madre debe estar afiliada al Sistema General de Salud en calidad de cotizante activo.
• La madre debe realizar los aportes al Sistema de Salud durante los meses de gestación.
• Tener certificado de licencia de maternidad expedido por el médico tratante el cual debe pertenecer a la red de entidades prestadoras que hagan parte de la EPS.

Observación: El certificado de licencia de maternidad cuenta con un término, así:

1. El médico tiene un término de 3 días calendario para emitir el certificado después de haber nacido el menor.
2. El certificado de licencia de maternidad por extensión se debe expedir dentro de los 10 días calendarios siguientes a la solicitud.

Observación: La licencia de maternidad se pagará en un 100% siempre y cuando la madre haya cotizado durante todo el período de gestación y que dichas cotizaciones se hayan realizado máximo en la fecha límite de pago del período en que inicia la licencia.

Pago proporcional de la licencia de maternidad: la madre que haya cotizado un tiempo inferior al período de gestación se le reconocerá y pagará de manera proporcional su respectiva licencia en un monto equivalente al número de días cotizados.

¿Cómo opera el parto pretérmino y el parto múltiple o con hijos con discapacidad?

• Parto pretérmino: La licencia de maternidad en estos eventos equivaldrá al cálculo de la diferencia entre la edad gestacional (semana en que nació) y la semana de nacimiento a término, las semanas de diferencia se suman a las 18 semanas de licencia que establece la ley.
• Parto múltiple o con hijos con discapacidad: En este evento la licencia de maternidad se incrementa en 2 semanas.

¿Cuáles son los requisitos para el reconocimiento y pago de licencia de maternidad por extensión?

• Si la licencia se genera respecto de una MADRE ADOPTANTE, la misma deberá cumplir con estar debidamente afiliada y cotizando al sistema de seguridad social para la fecha de entrega oficial del menor o para la fecha del fallo del juzgado donde quede en firme la adopción.
• Si la licencia se genera por muerte, custodia o enfermedad de la madre biológica, esta debe acreditar haber cumplido los requisitos de afiliación y cotización descritos arriba.

Observación: La licencia de maternidad por extensión derivada del fallecimiento o enfermedad de la madre, es compatible con la licencia de paternidad y este último para acceder a la licencia de maternidad por extensión NO requiere que el padre tenga la condición de cotizante activo al régimen contributivo.

Observación: El pago de la licencia de maternidad por extensión está a cargo de la EPS a la cual se encontraba afiliada la madre fallecida, enferma o la EPS de la madre adoptante.

¿Cómo opera la figura de la licencia de maternidad para la trabajadora independiente con un IBC de 1 SMLMV?

• Si la trabajadora independiente deja de cotizar 2 períodos (2 meses) la licencia de maternidad se le cancelará de forma completa.
• Si la trabajadora independiente deja de cotizar más de 2 períodos, el pago de su licencia de maternidad se realizará de manera proporcional a los días cotizados.

¿Cómo opera la expedición de certificados de licencia de maternidad expedido en otro país?

Para que la EPS lo reconozca se debe: a) Legalizar o apostillar en la embajada o consulado de Colombia; b) adjuntar la historia clínica y c) ser traducido al español por traductor oficial.

La madre afiliada cuenta con un término de 6 meses desde la fecha en que se originó la licencia para solicitar a la EPS la validación del certificado.

¿Dentro de que tiempo se debe disfrutar de la licencia de paternidad?

Observación: Esta es una novedad que introduce esta nueva normativa.

Todo padre que pretenda hacer uso y goce de la licencia de paternidad, tendrá que disfrutar la misma durante los 30 días siguientes a la fecha de nacimiento del menor.

El padre que pretenda acceder a esta licencia, deberá:

1. Dentro de los 30 días siguientes al nacimiento del menor, allegar a la EPS el registro civil de nacimiento donde se encuentre reconocido el menor como hijo de este.
2. El padre deberá acreditar ser cotizante del Sistema de Salud y haber efectuado aportes durante los meses de gestación de la madre.
3. Si cotizó un período inferior al de gestación, la licencia se reconoce de manera proporcional.
4. En caso de que el empleador del trabajador dependiente o el trabajador independiente se encuentran en mora, tendrán derecho al pago de la licencia de maternidad, siempre y cuando a la fecha de parto se haya hecho el pago total de las cotizaciones adeudadas con los respectivos intereses.

¿Cómo se liquida la licencia de paternidad?

Se liquida con el IBC declarado por el padre en el mes en que nace el menor.

Observación: si durante la licencia de maternidad (pre parto o post parto) o la licencia de paternidad, se genera una incapacidad de origen común, solo se pagará el auxilio económico derivado de la respectiva licencia, si terminada la licencia continua la incapacidad de origen común vigente, solo en este caso, se pagarán los días que resten de la incapacidad.

Observación: EL IBC QUE SE TOMARÁ PARA EL PAGO DE LICENCIA DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD SERÁ EL IBC REPORTADO AL MOMENTO DE INICIAR LA RESPECTIVA LICENCIA, ENTENDIENDO POR ESTO, EL IBC REPORTADO EL DÍA 1 DE LA LICENCIA.

SI EXISTE MULTIPLICIDAD DE APORTANTES SE LIQUIDARÁ DE FORMA INDEPENDIENTE A CADA UNO DE ELLOS Y SEGÚN SU APORTE.

1. INCAPACIDADES DE ORIGEN COMÚN

• Para acceder a estas deberá estar el trabajador afiliado al Sistema General de Salud.
• El trabajador tendrá que haber cotizado como mínimo 4 semanas inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad.
• Se tomará como IBC para el reconocimiento y pago de la incapacidad el IBC reportado en el mes anterior al inicio de la incapacidad y no el IBC de las prórrogas en caso de existir.
• Si la incapacidad se genera frente a un pensionado que cuenta con ingresos adicionales a su mesada pensional, el IBC que se tomará será el que resulte del mayor valor por encima a su mesada pensional, por lo tanto, el valor de la mesada pensional se excluye del IBC.

• Las incapacidades se otorgarán por períodos máximos de 30 días calendarios.

¿Cómo opera la prórroga de la incapacidad?

• Se expide al vencimiento de la incapacidad anterior.
• Se expide por la misma patología o diagnóstico u otra con relación directa con la inicial.
• Entre una y otra incapacidad no hay una diferencia de tiempo mayor a 30 días calendarios.

¿Cómo se debe proceder ante la incapacidad de origen común expedida por un médico NO ADSCRITO a la red prestadora de la salud de la EPS en la que está afiliado el trabajador?

Observación: En este evento se está en presencia de incapacidades emitidas por médicos particulares, por médicos de pólizas o prepagadas, las cuales exigen ser transcritas, de allí que el procedimiento que se debe realizar es el siguiente:

• Se debe someter a validación ante la EPS a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
• Si se valida, dicha validación la debe realizar un médico profesional.
• La presentación de la validación ante la EPS se debe hacer dentro de los 15 días siguientes a la expedición de la misma.
• Con la solicitud de validación se debe allegar: a) Epicrisis (si hubo internación), Resumen de la atención (si la atención fue en consulta externa o ambulatoria).
• Si existe duda por parte de la EPS respecto de la incapacidad, la EPS podrá someter al trabajador a evaluación médica ante el médico correspondiente, quien podrá desvirtuarla o aceptarla.
• Transcurridos 8 días hábiles sin que la EPS haya validado o sometido a evaluación médica al afiliado, la EPS estará obligada a reconocer y pagar la incapacidad dentro de los 15 días hábiles siguientes a la presentación del certificado de incapacidad.

¿Cómo es el manejo de la expedición de incapacidades retroactivas?

Por regla general la expedición de incapacidades retroactivas ESTÁ PROHIBIDA PARA LOS PROFESIONALES DE LA SALUD.

¿Cuáles son las excepciones a la regla general?

Se podrá expedir incapacidades retroactivas cuando se esté en presencia de:

1. Una urgencia o internación del afiliado.
2. Cuando existan trastornos de la memoria, confusión mental, desorientación en persona, tiempo y lugar.
3. Alteraciones de la esfera psíquica.
4. Eventos catastróficos y terroristas.

En estos eventos la retroactividad de la incapacidad no puede ser mayor a 30 días calendario, contados desde la fecha de expedición.

¿Cómo es el manejo de incapacidades de origen común en las que la fecha de inicio de la incapacidad es posterior a la fecha en que fueron expedidas?

• Se permitirá que una incapacidad tenga una fecha de inicio posterior a la fecha en que fue emitida siempre que se trate de una prórroga de incapacidad por EL MISMO DIAGNÓSTICO O POR UN DIAGNÓSTICO RELACIONADO y siempre que sea expedida en consulta de control que se haya realizado máximo dentro de los 8 días anteriores a la fecha en que finaliza el período de incapacidad que se va a prorrogar.

• Se permitirá que una incapacidad tenga una fecha de inicio posterior a la fecha en que fue emitida cuando encontrándose el afiliado incapacitado, se genere un evento diferente que se sobreponga, en este caso no se acumulan los días de incapacidad.

• ¿Es procedente el pago de incapacidades simultáneas?

De acuerdo con el Decreto 1427 de 2022, si existen incapacidades simultáneas de origen común SE ENTENDERÁ QUE SE TRATA DE UNA SOLA INCAPACIDAD y su contabilización en días se tomará como día inicial el que corresponde a la primera incapacidad y el último día de incapacidad el que corresponda a la incapacidad más amplia, sin embargo, cada incapacidad se deberá registrar de manera independiente.

Por su parte si la simultaneidad de incapacidades se presenta entre incapacidad de origen común y otra de origen laboral, el afiliado tendrá derecho al reconocimiento de una sola prestación económica, es decir, al pago de una sola incapacidad, y se otorgará la incapacidad que mayor beneficio otorgue, que para estos casos en tratándose del aspecto económico, siempre será más beneficiosa la incapacidad de origen laboral.

• ¿Cómo se deben manejar las incapacidades de origen común que se expidan en vigencia de un período de vacaciones?

Si se llegaré a expedir un certificado de incapacidad de origen común en disfrute de un período de vacaciones, las vacaciones se entenderán interrumpidas por el tiempo que dure la incapacidad y el afiliado podrá retomar al día siguiente del vencimiento de la incapacidad el período que falta por cubrir de las vacaciones.

Observación: Se le debe exigir al trabajador que informe y remita con prontitud la incapacidad que soporta la interrupción de vacaciones.

¿Cómo opera el otorgamiento de incapacidades durante el período de protección laboral?

Observación: De acuerdo con el Artículo 66 del Decreto 2353, en el sistema de salud existen dos tipos de períodos de protección laboral los cuales se generan cuando el afiliado termina el vínculo laboral y es retirado del sistema o cuando el afiliado independiente pierde su capacidad de pago y es desafiliado del sistema.

1. Si el trabajador contaba con un período de afiliación mínimo de 12 meses en la misma EPS y es retirado, continuará con un período de protección por espacio de un (1) mes.
2. Si el trabajador contaba con un período de afiliación continua durante 5 años o más y es retirado, continuará con un período de protección por espacio de tres (3) meses.

En estos períodos de protección laboral si se presentan incapacidades de origen común, no habrá lugar a reconocimiento y pago de incapacidades.

• Documentos para pago de prestaciones económicas.

1. Incapacidades de origen común: Se deberá entregar el certificado de incapacidad expedido por el prestador de servicio que haga parte de la red de atención de la EPS, o en su defecto la incapacidad validada por la EPS.
2. Licencia de Maternidad: Se deberá entregar: a) Certificado de licencia de maternidad; b) Si se trata de licencia de maternidad por extensión, deberá aportarse el certificado de licencia emitido por la EPS y el registro civil o en su defecto el acta de entrega del menor o el certificado de defunción según sea el caso.
3. Licencia de Paternidad: Se deberá entregar: a) Registro civil de nacimiento, b) Certificado de licencia de maternidad cuando el padre se encuentra afiliado a una EPS diferente a la de afiliación de la madre y proceda el pago de licencia de manera proporcional.

Observación: Una vez realizada la solicitud de pago de las prestaciones económicas, la EPS cuenta con el término de 15 días hábiles siguientes a la solicitud para revisar y liquidar la prestación económica, vencido este término la EPS cuenta con 5 días hábiles para realizar el pago de las prestaciones económicas.

De no cumplirse el término anterior, la EPS deberá asumir el costo de los intereses moratorios en las condiciones determinadas en el Artículo 4° del Decreto 1281 de 2002.

¿Cómo se calcula el IBC para pagar incapacidades cuando se está en presencia de salarios variables?

Se tomará el salario promedio devengado por el trabajador en el último año de servicio o en todo el tiempo cotizado si fuere inferior a un año.

Observación: Si después de haberse iniciado la licencia de maternidad, paternidad o incapacidad de origen común se debe corregir el IBC, dicha corrección dará lugar a la reliquidación de la prestación económica si hay lugar a ello, siempre que el ajuste de IBC opere por ajuste de salario.

• Incapacidades superiores a 540 días.

La EPS reconocerá y pagará a los cotizantes, incapacidades de origen común mayores a 540 días en los siguientes eventos:

1. Cuando exista concepto favorable de rehabilitación en el que se requiera continuar con el tratamiento médico.
2. Cuando el paciente no haya logrado su recuperación durante el curso de la enfermedad a pesar de haberse seguido los protocolos, guías de atención y recomendaciones.
3. Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones que prologuen el tiempo de recuperación.

• Situaciones de abuso del derecho por parte del afiliado.

1. Cuando se establezca por parte de la entidad promotora de salud o entidad adaptada que el cotizante no ha seguido el tratamiento y terapias ordenadas por el médico tratante, no asista a las valoraciones, exámenes y controles, o no cumpla con los procedimientos y recomendaciones necesarios para su rehabilitación, en al menos el 30% de las situaciones descritas.
2. Cuando el cotizante no asista a los exámenes y valoraciones para determinar el origen y la pérdida de capacidad laboral.
3. Cuando se detecte presunta alteración o posible fraude en alguna de las etapas del curso de la incapacidad, el caso se pondrá́ en conocimiento de las autoridades competentes, quedando obligado a ello quien detecte tal situación.
4. La comisión por parte del usuario de actos o conductas presuntamente contrarias a la ley relacionadas con su estado de salud.
5. Cuando se detecte fraude a/ otorgar la certificación de incapacidad.
6. Cuando se detecte que el cotizante busca el reconocimiento y pago de la incapacidad tanto en la entidad promotora de salud o la entidad adaptada como en la administradora de riesgos laborales por la misma causa, generando un doble cobro al Sistema General de Seguridad Social Integral
7. Cuando se efectúen cobros al Sistema General de Seguridad Social en Salud con datos falsos.
8. Cuando se detecte, durante el tiempo de incapacidad, que el cotizante se encuentra emprendiendo una actividad alterna que le impide su recuperación.